Các quy ước này có thể áp dụng cho cả Google Meet, Microsoft Team, Facebook Messenger Room,… nói chung là mọi ứng dụng video call nhóm.
Cách li và phong toả vì virus corona có thể đã được dỡ bỏ ở Việt Nam, nhưng nhiều người vẫn đang sử dụng video call như một cách chính để giữ liên lạc với đồng nghiệp, gia đình và bạn bè. Cho dù bạn đang sử dụng Zoom, Skype, FaceTime, Google Meet hay Hangouts, Microsoft Teams, Facebook Messenger Rooms hoặc một trong những dịch vụ video call khác, bạn hoặc người bạn biết có thể mắc phải một số hành vi phá hoại cuộc gọi video call mà bạn không hay biết.
Dưới đây là sáu cách bạn có thể vô tình làm hỏng cuộc trò chuyện và cuộc họp qua video call của mình và cách tránh chúng.
Gõ phím hoặc làm ồn khi không mute
Theo kinh nghiệm của tôi, đây là vấn đề xuất hiện nhiều nhất – đặc biệt là các cuộc gọi nhóm lớn.
Luôn có một người quên mute (tắt tiếng), và đột nhiên cả nhóm bị ‘dội bom’ bởi những âm thanh gõ phím, lò vi sóng đang chạy, tiếng chó sủa hoặc tiếng trẻ con la hét. Tất nhiên, tất cả đều là sản phẩm phụ khi làm việc tại nhà. Nhưng có nhiều lý do để giữ im lặng trừ khi bạn cần nói chuyện.
Nói chung, không tắt tiếng, khoá micro không chỉ gây mất tập trung mà còn thiếu tôn trọng người đang cố gắng nói. May mắn thay, Zoom có một mẹo hữu ích để giúp bạn tránh trở thành ‘Người ấy’: Tự động tắt âm thanh của bạn bằng cách đi tới Cài đặt> Âm thanh> Tắt tiếng micrô. Để nhanh chóng bật tiếng khi cần, chỉ cần nhấn và giữ thanh dấu cách.
Ăn, uống hoặc hút thuốc
Đặc biệt là trong các cuộc gọi nhóm nhỏ hơn, ăn, uống hoặc hút thuốc trong một cuộc họp video là một sự phân tâm lớn – thậm chí hơn cả khi bạn làm điều đó trong văn phòng, bởi vì mọi thứ đều tập trung vào khuôn mặt của bạn. Cố gắng tuân theo các quy tắc giống như bạn đang họp trực tiếp.
Lưu ý nhỏ: Một số người có thể phải video call cả ngày, không có thời gian để ăn hoặc uống cà phê. Trong trường hợp đó, nếu đó là một cuộc họp bình thường hơn, thì hoàn toàn ổn để tạo một ngoại lệ. Trong các cuộc họp nhỏ, bạn nên hỏi liệu nhóm có để tâm không, hoặc giải thích rằng bạn đã không uống một ngụm nước nào trong nhiều giờ rồi.
Nhìn vào điện thoại hoặc laptop
Chỉ vì bạn đang ở nhà không có nghĩa là mọi người không thể thấy bạn nhìn chằm chằm vào điện thoại của bạn thay vì chú ý đến cuộc họp video. Để điện thoại của bạn sang một bên và lật úp lại để bạn không liếc nhìn nó. Không nhìn camera mà nhìn vào nội dung khác trên laptop hoặc màn hình của bạn cũng khá rõ ràng và không phải là điều tốt. Giảm thiểu các thứ khác và tập trung vào cuộc họp.
Trong một cuộc họp nhỏ hơn, bạn có thể giải thích lý do tại sao không nhìn vào camera. Trong một cuộc họp lớn hơn, hãy cân nhắc tắt video nếu bạn không thể tập trung vào người đang nói.
Rời khỏi khung hình mà không giải thích lý do
Nếu bạn cần phải đi đâu đó vì bất kỳ lý do nào — đi vệ sinh, uống nước, bế con hoặc thú cưng – bạn nên nói trước cho mọi người nếu có thể, bằng lời nói hoặc chat. Nhờ đó, có vẻ như bạn không biến mất mà không có lý do. Mặt khác, tốt hơn là giữ một ngón tay để chỉ “1 phút” và tắt video cho đến khi bạn quay lại cuộc gọi đang diễn ra.
Giữ camera ở một góc lạ
Các webcam có thể hơi khó sử dụng – bạn có thể nghĩ rằng laptop đang ở vị trí tốt trên bàn, nhưng thực ra mọi người đang chỉ nhìn thấy lỗ mũi của bạn. Tránh tình huống này này bằng cách đặt máy tính xách tay của bạn lên một số cuốn sách hoặc mua một giá đỡ nhỏ, để máy ảnh của bạn ở ngang tầm mắt hoặc thậm chí chếch từ trên xuống. Bằng cách đó, góc camera sẽ không trở nên kì dị.
Tìm hiểu công nghệ trong khi gọi
Chắc chắn có nhiều hướng dẫn sử dụng họp trực tuyến. Nhưng nếu bạn định làm điều gì đó mà bạn chưa từng làm trước đây – như chia sẻ màn hình hoặc phát một số âm thanh – trước tiên hãy chạy thử với đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình, vì vậy bạn sẽ không dò dẫm và lãng phí thời gian trong khi họp. Điều này sẽ giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn và giữ mọi thứ hoạt động trơn tru.
Làm thế nào để có cuộc trò chuyện video tốt hơn
Đó chưa phải là tất cả: Có rất nhiều chiến thuật bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng bạn đang đóng góp cho các cuộc trò chuyện video và hội nghị trực tuyến của mình những thứ tốt đẹp. Dưới đây là ba điều cần thử:
- Ngoại hình và âm thanh sắc nét khi online bằng cách làm theo một số mẹo và thủ thuật webcam đơn giản, bao gồm sử dụng tai nghe và micrô khi có thể và chú ý đến ánh sáng.
- Biểu lộ sự chú ý: Trò chuyện video có nghĩa là chúng ta mất rất nhiều tín hiệu giao tiếp của các cuộc trò chuyện trực tiếp, ví dụ nghiêng về phía trước khi bạn muốn lắng nghe. Hãy gật đầu và mỉm cười khi có ai đó đang nói chuyện để tỏ ra bạn đang lắng nghe họ.
- Thực hành nghe chủ động: Đối với các cuộc trò chuyện nhóm nhỏ (và khi bạn không gõ phím, ăn hoặc gây ra nhiều tiếng ồn), hãy unmute (bỏ tắt tiếng) để cung cấp một số phản hồi bằng lời nói (như “mmhmm” và “OK”) để biểu lộ việc nghe chủ động. Trong các cuộc họp lớn hơn, bạn có thể thử nói chậm hơn để tránh những gián đoạn ngoài ý muốn và cho mọi người thời gian để xen vào nếu cần.
Nguồn: Cnet.com
Đăng bình luận về bài viết này